A. PENDAHULUAN
Dalam keputusan Menpan Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata
Persuratan dinas disebutkan bahwa surt adalah pernyataan tertulis dalam segala
bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Dengan melihat pengertian di atas, maka surat-surat yang tercipta dalam rangka
komunikasi organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan
operasional manajemen. Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus
diatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar pencapiaan misi organisasi
dapat dilakukan secara optimal.
Pengurusan surat (Mail Handling) adalah kegiatan mengirim dan menerima
informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu pengurusan surat
bukan hanya menerima surat masuk dan mengirim surat keluar saja, tetapi juga
meliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran surat ke unit-unit kerja, serta teknis
pengiriman surat ke alamat yang dituju. Dengan demikian keamanan surat, baik
fisik dan informasinya dapat dijaga secara baik.
Persuratan dinas disebutkan bahwa surt adalah pernyataan tertulis dalam segala
bentuk dan corak yang digunakan sebagai sarana komunikasi untuk
menyampaikan informasi kedinasan kepada pihak lain sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Dengan melihat pengertian di atas, maka surat-surat yang tercipta dalam rangka
komunikasi organisasi merupakan informasi yang penting bagi pelaksanaan
operasional manajemen. Karena itu lalu lintas surat pada suatu organisasi harus
diatur dalam sistem pengaturan surat yang baik agar pencapiaan misi organisasi
dapat dilakukan secara optimal.
Pengurusan surat (Mail Handling) adalah kegiatan mengirim dan menerima
informasi tertulis dari satu tempat ke tempat lain. Karena itu pengurusan surat
bukan hanya menerima surat masuk dan mengirim surat keluar saja, tetapi juga
meliputi kegiatan pengarahan dan penyaluran surat ke unit-unit kerja, serta teknis
pengiriman surat ke alamat yang dituju. Dengan demikian keamanan surat, baik
fisik dan informasinya dapat dijaga secara baik.
B. PENGERTIAN DAN TUJUAN PENGURUSAN SURAT
Pengurusan surat adalah kegiatan organisasi untuk meneruskan informasi tertulis
dari suatu tempat ke tempat lainnya. Tujuan pengurusan surat menurut Drs. Boedi
Martono adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentigan dengan
cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin.
Pengalaman menunjukkan, permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam
pengurusan surat adalah sebagai berikut :
a. Keterlambatan penyampaian surat
b. Lokasi surat tidak diketahui, bahkan terkadang surat hilang
c. Kekeliruan dalan pengarahan surat ke meja kerja
d. Teerjadi kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi
organisasi.
dari suatu tempat ke tempat lainnya. Tujuan pengurusan surat menurut Drs. Boedi
Martono adalah agar surat dapat sampai kepada pihak yang berkepentigan dengan
cepat, tepat, aman serta dengan biaya yang sekecil mungkin.
Pengalaman menunjukkan, permasalahan-permasalahan yang sering timbul dalam
pengurusan surat adalah sebagai berikut :
a. Keterlambatan penyampaian surat
b. Lokasi surat tidak diketahui, bahkan terkadang surat hilang
c. Kekeliruan dalan pengarahan surat ke meja kerja
d. Teerjadi kebocoran informasi surat yang dapat menimbulkan kerugian bagi
organisasi.
C. PENGORGANISASIAN PENGURUSAN SURAT.
1. Asas
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu
adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaaksanaan
pengorganisasian pengurusan surat secara baku.
Dalam pengorganisasian pengurusan surat ada beberapa asas yang dapat
dipertimbangkan untuk digunakan padaa organisasi :
· Asas Sentralisasi
· Asas Desentralisasi
· Asas Gabungan
Agar kegiatan pengurusan surat dapat berjalan efektif dan efisien, perlu
adanya asas pengurusan surat atau penentuan kebijaaksanaan
pengorganisasian pengurusan surat secara baku.
Dalam pengorganisasian pengurusan surat ada beberapa asas yang dapat
dipertimbangkan untuk digunakan padaa organisasi :
· Asas Sentralisasi
· Asas Desentralisasi
· Asas Gabungan
Penerapan asas-asas tersebut harus mempertimbangkan hal-hal berikut ini :
· Ruang lingkup dan fungsi organisasi yang bersangkutan
· Beban kerja serta volume surat
· Jumlah pegawai
· Bangunan fisik (satu atap/terpencar)
Asas Sentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun surat
keluar sepenhnya dilakukan secara terpusat pada suatu unit kerja. Keuntungan
dari asas ini adalah :
a. Dimungkinkan adanya keseragaman sistem dan prosedur serta
peralatannya.
b. Pengendaliaan terhadap pelaksanaannya lebih mudah karena kegiatan
pengurusan surat dilaksanakan serta diawasi oleh satu unit kerja.
Dengan asas ini maka :
a. Penerimaan dan pengiriman surat, penggolongan, pengendaliaan dilaksanakan
sepenuhnya oleh unit Kearsipan.
b. Surat masuk yang diterima oleh unit pengolah harus disampaikan terlebih dahulu
kepada Unit Kearsipan, setelah itu baru boleh diterima oleh unit pengolah setelah
dilakukan pencatatan oleh Unit Kearsipan.
c. Penggunaan sarana pencatatan surat lebih efisien.
Asas Desentralisasi
Yaitu apabila kegiatan pengurusan surat, baik surat masuk maupun keluar sepenuhnya
dilakukan oleh masing-masing unit kerja dalam suatu organisasi. Setiap unit kerja
melaksanakan dan mempertanggungjawabkan pengolahan suratnya masing-masing.
Mulai dari penerimaan, pencacatan, dan pengiriman surat.
Asas desentralisasi cocok digunakan pada organisasi yang mempunyai ruang lingkup dan
volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :
a. Pengolahan, pengarahan, pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit
pengolahan.
b. Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat
keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.
c. Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.
volume kerja yang besar. Dengan asas desentralisasi, maka :
a. Pengolahan, pengarahan, pengendalian surat dilaksanakan sepenuhnya oleh unit
pengolahan.
b. Fungsi dan wewenang Unit Kearsipan terbatas pada penerimaan dan pengiriman surat
keluar, pengolahan dan pengolahan arsip Inaktif.
c. Setiap unit pengolahan mempunyai sarana pencatatan surat masing-masing.
Kelebihan asas desentralisasi :
a. Penyampaian surat ke meja cepat.
b. Surat cepat diproses atau ditindaklanjuti.
Kelemahan asas desentralisasi :
a. Kemungkinan terjadinya ketidak seragaman sistem dan prosedur pengendalian surat.
b. Banyak menggunakan peralatan sehingga kurang efisien.
Dengan melihat kelebihan dan kelemahan kedua asas di atas, maka sebelum menentukan
penerapan asas pengorganisasian surat pada suatu organisasi sebaiknya memperhatikan
hal-hal sebagai berikut ini :
a. Besar kecilnya rentang tugas organisasi yang bersangkutan.
b. Kompleksitas tugas dan fungsi organisasi.
c. Lokasi gedung kantor, satu atap atau terpisah.
d. Jumlah pegawai yang ada dalam suatu organisasi.
e. Jumlah surat yang dikelola.
Karena kedua asas tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, maka
pertimbangan-pertimbangan seperti di atas harus dilakukan secara baik sehingga
efektifitas dan efisiensi pengelolaan surat dapat tercapai.
Hal lain yang mungkin perlu diketahui terutama bagi organisasi yang besar adalah
penerapan asas gabungan atau kombinasi antara asas Sentralisasi dan Desentralisali,
sehingga kelemahan kedua dari asas tersebut dapat dihindari. Asas kombinasi adalah
desentralisasi terhadap pengurusan surat/oleh masing-masing unit kerja, tetapi sentralisasi
terhadap prosedut, sisitem, peralatan, dan SDM pada/oleh satu unit kerja (Unit
Kearsipan).
2. Prosedur dan Tata Kerja
Sesuai dengan tujuan dan pengurusan surat seperti yang telah diuraikan di atas, maka
harus dibuat suatu rencana prosedur kerja yang baku sehingga apabila terjadi
penggantian pimpinan atau staf, tidak terjadi perubahan prosedur pelaksanaan
pengurusan surat. Untuk menyusun prosedur yang baik, perlu mempertimbangkan
factor-faktor dibawah ini :
Pengelompokan Surat
Pengelompokan surat adalah kegiatan menyeleksi surat untuk memperoleh surat
penting yang perlu dicatat dan dikendalikan, surat biasa yang bersifat rutin tidak perlu
dicatat.
Pencatatan Surat
Maksud dilakukannya pencatatan surat adalah untuk pengendalian informasi surat,
sehingga surat-surat penting yang harus segera ditindaklanjuti dapat dikendalikan
secara baik. Dengan demikian efektifitas an efisiensi kerja, serta keaamanan fisik
ataupun informasi surat dapt dilakukan secara optimal.
Penanganan Surat Keluar
Dalam pengurusan surat keluar, hal yang terpenting adalh penyiapan kelengkapan surat,
seperti penggunaan sampul, penggunaan stempel, wewenang penanganan surat.
Untukmenghindari kesalahan administrasi sebaiknya hal ini dilakukan sesuai dengan
standard tata persuratan. Hal lain yang perlu diperhatikan dalam pengurusan surat keluar
adalah teknik penyampaian surat kepada alamat tujuan harus sesui dengan sifat suat itu
sendiri.
Pendisposisian
Adakalanya sebuah surat harus disampaikan kepaada lebih dari satu unit kerja. Dalam
keadaan demikian, perlu dipertimbangkan prosedur pendisposisian yang akan digunakan.
Pertimbangan yang perlu dilakukan antara lain ukuran formulir disposisi, pengkopian
disposisi. Hal ini perlu dilakukan mengingat penyampaian disposisi kadangkala lebih dari
satu atau dua jenjang unit kerja di bawahnya sehingga perlu ukuran formulir disposisi
yang ideal untuk menampung pesan informasi dari yang memberi disposisi. Sedangkan
penggandaan atau pengkopian disposisi akan banyak menciptakan duplikasi serta kurang
terjaminnya keamanan informasi surat.
3. Pedoman kerja
Untuk menunjang kelancaran pengurusan surat, sebaiknya suatu organisasi harus
melengkapi kegiatan pengurusan suratnya dengan pembuatan suatu pedoman kerja yang memuat penjelasan mengenai prosedur dan tata kerja pengurusan surat yang
diterapkan pada organisasi yang bersangkutan.
Pedoman kerja memuat hal-hal berikut :
a. Kebijaksanaan pengurusan surat yang berlaku bagi organisasi.
b. Penjelasan yang lengkap dan rinci mengenai asas pengorganisasian, prosedur, dan
tata kerja.
c. Tugas dan tanggung jawab pengorganisasian surat.
Sesuai sengan asas yang telah diterapkannuntuk dipergunakan pada organisasi yang
bersanggkutan, maka tanggung jawab dan tugas unit kerja harus jelas.
4. Perencanaan Pengurusan Surat Masuk
Seperti telah diuraikan pada awal tulisan ini bahwa tujuan pengurusan surat
adalah agar surat dapat sampai pada alamat yang di tuju dengan cepat, tepat,
aman, dan lengkap. Dengan demikian untuk mencapai tujuan tersebut perlu
disusun suatu perencanaan pengurusan surat masuk, dengan mempertimbangkan
hal-hal di bawah ini :
a. Asas yang dianut dalam pengurusan surat masuk
b. Jenis surat apa saja yang harus dikendalikan
c. Sarana apa yang digunakan untuk pengendalian surat
d. Cara apa yang ditempuhnuntuk mengurangi resiko hilangnya surat.
Perencanaan yang tepat, khususnya yang berkaitan dengan arus surat masuk,
pengarahan surat kepada unit kerja yang tepat, untiuk mewujudkan pencapian
tujuan apengurusan surat.
Untuk mencapai tujuan tersebut, beberapa prinsip dasar dapat dipergunakan
sebagai pedoman dalam perencakan prosedur pengurusan surat masuk. Prinsipprinsip
tersebut adalah sebagai berikut :
Penerimaan surat masuk
Telah diuraikan pada bab sebelumnya bahwa pemilihan asas pengurusan surat
harus mempertimbangkan kondisi dan karakteristik organisasi yang bersangkutan.
Hal ini penting dilakukan, mengingat masing-masing organisasi memiliki rentang
tugas serta kompleksitas yang berbeda.
Dengan pertimbangan di atas, sebuah organisasi kecil dengan struktur organisasi
yang sederhana, beban kerja dan volume kerja relatif sedikit dan pada umumnya
hanya memiliki sejumlah kecil karyawan, bisa menerapkan Asas Sentralisasi.
Dengan pertimbangan yang sama, sebuah organisasi besar dapat melaksanakan
Asas Desentralisasi dalam pengelolaan surat masuknya.
Hal ini dilakukan mengingat organisasi yang besar pada umumnya memiliki beban kerja
dan volume surat yang cukup banyak serta kemungkinan unit kerjanya juga tidak berada
dalam satu lokasi.
Penyampaian surat secara langsung
Yang dimaksud dengan penyampaian surat secara langsung adalah surat disampaikan
kepada alamat yang dituju dalam keadaan masih tertutup (belum dibuka). Surat yang
dapat disampaikan secara langsung kepada unit-unit kerja tersebut adalah surat yang
tidak memerlukan pengendalian (pencatatan) dan tidak memerlukan proses lebih lanjut.
Surat-surat semacam ini dapat dilihat dari sampulnya. Surat yang dapat digolongkan
dalam jenis ini adalah surat-surat pribadi yang tidak mengatasnamakan jabatan dan suratsurat
rutin. Informasi surat rutin biasanya untuk diketahui dan resiko keterlambatan
penyampiaan maupun hilangnya surat tidak akan mengganggu jalannya organisasi.
Pengecualiaan dilakukan atas surat yang bersipat terbatas dan rahasia. Surat jenis ini
disampaikan dalam keadaan tertutup, tetapi perlu pengendaliaan.
Penyampaian surat secara terkendali
Apabila surat-surat rutin dan surat-surat pribadi dapat disampaikan langsung kepada
alamat yang dituju tanpa perlu dikendalikan, hal ini tidak dpat dilakukan terhadap suratsurat
yang informasinya penting serta memerlukan tindak lanjut. Surat semacam ini
misalnya : surat-surat yang menyangkut masalah keuangan, hukum atau kebijaksanaan
organisasi perlu dilakukan pengendalian.
Ada 2 (dua) jenis surat yang dapat dikendalikan, yaitu :
a. Surat yang langsung disampaikan kepada pimpinan.
meskipun tidak semua surat harus disampaikan kepada pimpinan secara langsung,
namun ada beberapa surat yang harus secara langsung disampaikan kepada pimpinan.
Surat semacam ini biasanya memiliki resiko tinggi serta berpengaruh bagi pejabat
maupun organisasi.
b. Surat yang langsung ke unit kerja
Surat yang secara langsung diserahkan ke unit kerja adalah surat yang informasinya
menyaangkut teknik operasional. Surat semacapm ini diproses oleh unit kerja sesuai
dengan tugas dan fungsinya masing-masing serta informasinya disampaikan kepada
pimpinan dalam keadaan sudah diolah.
Penyampaian surat atas dasar derajat pengiriman dan sifatnya.
Berdasarkan derajat pengirimannya surat dapat dibedakan dalam tiga kelompok, yaitu :
Surat biasa yang bersifat segera dan kilat. Surat biasa dan kilat harus lebih diutamakan
pengirimannya daripada surat biasa. Untuk surat yang dikelompokkan rahasia dan
terbatas, pengirimannya dalam kondisi tertutup dan dan sesegera mungkin.
Berdasarkan derajat pengirimannya surat dapat dibedakan dalam tiga kelompok, yaitu :
Surat biasa yang bersifat segera dan kilat. Surat biasa dan kilat harus lebih diutamakan
pengirimannya daripada surat biasa. Untuk surat yang dikelompokkan rahasia dan
terbatas, pengirimannya dalam kondisi tertutup dan dan sesegera mungkin.
Pendisposisian surat-surat
Pendisposisian dilakukan pimpinan dengan maksud membrikan wewenang dan tugas
kepada bawahannya sesuai dengan intruksi yang ada di dalamnya. Intruksi dari atasan
tersebut apat berupa perintah untuk melaksanakan suatu kegiatan, untuk menjadi
perhatian, dan sebagainya. Untuk itu, afaaar tugas dan wewenang yang diberikan kepada
bawahannya dapat diterima dengan jelas, diperlukan formulir (lembar) disposisi. Tujuan
lain dari adanya lembar disposisi adalah untuk menjaga agar surat terjaga dari coratcoret.
Surat yang memerlukan koordinasi dengan unut kerja lain tidak harus selalu
menggunakan lembar disposisi, tetapi cukup dengan mengkopi surat tersebut dan
memberikan stempel disposisi. Yang perlu diperhatikan alam membuat foto kopi ini
adalah pembatasan jumlah foto kopi, sebab akan terjadi penggandaan cukup banyak,
biaya foto kopi cukup mahal dan juga kemungkinan kebocoran ingformasi akan lebih
besar.
Mildex
Untk menghindari kemungkinan kesalahan dengan menetapkan arah surat serta kesalahan
dalam penggolongan surat, perlu disusun Mildex. Mildex merupakan pedoman yang
dipakai oleh petugas untuk surat mana yang perlu dikendalikan, surat yang perlu
formulir/lembar disposisi, dan sebaginya. Sebuah Mildex yang sederhana dapat dibuat
dengan mencantumkan sebuah daftar subjek yang disusun secara abjad.
Contoh Mildex :
DIKENDALIKAN
No. SUBJEK LEMBAR DISPOSISI
KERJA
YA TIDAK YA TIDAK
Dari uraian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa prosedur pengurusan surat masuk
dilakukan sebagai berikut :
dilakukan sebagai berikut :
1. Penerimaan Surat.
a. Surat diterima oleh pertugas
b. Pemeriksaan kebenaran alamat tujuan surat
c. Penggolongan surat ( tertutup dan terbuka)
d. Memberi stempel penerimaan surat-surat
2. Penggolongan
Surat yang telah dibuka, dibaca informasinya dan atas dasat itu dipisahkan antara
surat penting dan surat biasa/rutin.
3. Pengarahan Surat
a. Surat-surat ditentukan unit kerja atau pejabat yang berkewajiban menangani.
b. Surat-surat yang beralamat/alamat tujuan lebih dari satu unit kerja, dipilih salah
satu atas dasar unit kerja yang bersangkutan.
c. Surat-surat yang telah ditentukan unit kerja yang menanganinya, dikelompokkan
berdasarkan jenisnya dan diserahkan kepada pencatat surat.
4. Pengendalian
a. Surat penting dicatat pada sarana pengendalian
b. Surat-surat biasa/ rutin langsung diberikan kepada unit kerja atau pejabat yang
bersangkutan.
c. Surat rahasia dicatat pada sarana pengendalian khusus sesuai dengan ketentuan
organisasi masing-masing.
5. Perencanaan Pengurusan Surat keluar
Agar surat keluar dapat disampaikan pada alamat yang dituju dengan cepat, maka
perlu disusun suatu rencana kepengurusan surat keluar yang cermat. Untuk hal itu
perlu diperhatikan hal-hal di bawah ini :
Asas Yang Digunakan kecil sebaiknya menggunakan asas Sentralisasi (satu pintu),
sedangkan organisasi besar didasarkan pada volume surat yang banyak maka lebih
ideal menggunakan asaas Desentralisasi.
Asas Desentralisasi akan optimal apabila ada pengaturan tugas dan kewewenangan
yang jelas masing-masing terminal surat, baik yang berada di unit kerja maupun di
terminal pusat/unit kearsipan.
Pembagian tugas terminal surat dapat dilakukan sebagai berikut :
1. Terminal Surat di Unit Kerja
a. Menyiapkan surat : Sejak konsep, Pengetikan, Penomoran, dan tanda tangan.
b. Pencatatan surat dan penyampulan.
2. Terminal Surat Pusat/Unit Kearsipan
a. Menerima surat dari unit kerja
b. Memeriksa kelengkapan surat : Tanggal surat, Tanda tangan, Lampiran.
c. Menggolongkan surat berdasarkan ssifat dan derajat Pengirimannya, misalnya
surat rahasia, terbatas, biasa, segera, kilat, damsebagainya.
d. Memberi stempel dan mengirim surat sesuai alamat tujuan.
Batas Waktu Menjawab Surat
Penetapan batas waktu menjawab surat akan sangat membantu kecepatan proses surat
keluar. Hal-hal yang terkait langsung dengan kegiatan ini adalah :
a. Keterlibatan unit kerja yang memproses surat.
b. Sifat surat.
c. Tingkat penting tidaknya informasi yang ada.
Pendelegasian Wewenang
Pendelegasian wewenang penandatanganan surat selayaknya dilakukan pimpinan kepada
bawahannya. Dengan cara demikian pimpinan tidak perlu menandatangani semua surat
keluar. Surat-surat keluar yang bersifat teknis operasional penandatanganannya dapat
didelegasikan kepad bawahan. Pimpinan dapat menandatangani surat-surat yang
informasinya berisi kebijaksanaan dan hal-hal penting lainnya. Dengan cara demikian
kesibukan pimpinan untuk menandatangani surat-surat keluar dapat dikurangi.
Penulisan tanggal surat-surat
Hal yang harus diperhatikan dalam penulisan tanggal surat adalah jangan menuliskan
tanggal surat lebih awal dari pada tanggal penandatanganannya. Tanggal surat harus
ditentukan sesuai dengan tanggal penandatanganannya, sehingga ketika surat tersebut
sampai kepada alamat yang dituju, waktu yang ditempuh surat dari saat pengiriman
hingga sampai kepada yang berhak adalah tanggal atau waktu yang sebenarnya. Hal ini
penting dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman, kalau surat tersebut sampai
kealamat yang dituju jauh lebih lama dari waktu yang seharusnya.
Faktor Pengamanan
Faktor pengaman perlu diperhatiakan mengingat sering terjadi kebocoran informasi surat
karena kurangnya kehati-hatian petugas. Untuk mengatasi masalah tersebut maka
pengamanan informasi surat sejak dari pembuatan konsep sampai pengetikannya harus
dilakukan dengan hati-hati. Perlakuan khusus diperlukan bagi surat-surat yang bersifat
rasia dan terbatas. Untuk keperluan tersebut, pimpinan dapat memproses suratr itu sendiri
atau mempercayakan kepada staf yang dapat dipercaya integritasnya.
Pengiriman Surat
Masalah-masalah yang perlu diperhatikan berkaitan dengan pengiriman surat adalah
volume surat, SDM, sarana dan prasarana yang dibutuhkan.
Pengiriman surat untuk organisasi yang lokasinya satu atap, sebaiknya dilakukan secara
tepusat. Kaena dari beberapa hal akan mendatangkan keuntungan, misalnya :
a. Perencanaan anggaran dan prosedur kerja lebih mudah.
b. Keseragaman pelayanan pengiriman surat.
c. Pengaturan pengiriman surat lebih mudah.
Untuk memperlancar pengiriman surat ada beberapa hal yang perlu diperhatikan, antara
lain :
a. Perlunya dilakukan perlindungan terhadap surat terutama kepada surat yang bersifat
rahasia, terbatas, maupun surat-surat penting lainnya.
b. Biaya yang dikeluarkan.
c. Cara pengiriman, adanya pemisahan surat penting, biasa, segera, maka dapat dipilih
cara penyampaiannya yang terbaik, apakah melalui jasa kurir atau lewat pos.
d. Menggunakan teknologi komunikasi, pengiriman melalui Faximile, Electronic mail.
Dari uraian di atas maka dapat disimpulkan prosedur pengurusan surat keluar dapat
dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :
1. Penyiapan (Konsep, Pengetikan, Pemberian nomor, Tanda tangan).
2. Penggolongan (penting, rahasia, biasa).
3. Pengendalian
4. Pengiriman
Sarana Pencatatan Surat.
Dalam kegiatam pengurusan surat ada sarana yang digunakan dalam pencatatan surat,
aantara lain buku agenga, formulir (takah), kartu kendali. Ketiga sarana pencatatan ini
satu sama lain memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing.
Buku Agenda
Buku agenda adalah buku yang berisi daftrar yang berfungsi sebagai pencatat keluar
masuknya surat berdasarkan urut nomor datangnya surat.
Contoh :
Buku Agenda
Kelemahan penggunaan Buku Agenda antara lain
b. Terjadi pencatatan yang berulang-ulang
c. Sulit untuk ditata berdasarkan klasifikasi surat.
d. Buku agenda tidak dapat digunakan untuk penelusuran arsip.
e. Hanya cocok untuk organisasi yang volumenya kecil.
Takah
Takah atau sistem tata Naskah (Takah) adlah sistem pengolahan surat dengan
menggunakan berbagai sarana pendukung, seperti map takah, buku takah, buku indeks,
persoalan, lembar catatan, buku harian takah, kartu pemeriksaan peredaran takah, buku
ekspedisi, buku registrasi surat masuk/keluar, buku daftar pembukaan takah, sampul
rahasia.
Sarana tersebut masing-masing mempunyai fungsi tersendiri yang mendukung sistem
Tata Naskah khususnya dalam pelaksanaan pengurusan surat, mulai dari penerimaan
sampai penyimpanan.
Takah atau sistem tata Naskah (Takah) adlah sistem pengolahan surat dengan
menggunakan berbagai sarana pendukung, seperti map takah, buku takah, buku indeks,
persoalan, lembar catatan, buku harian takah, kartu pemeriksaan peredaran takah, buku
ekspedisi, buku registrasi surat masuk/keluar, buku daftar pembukaan takah, sampul
rahasia.
Sarana tersebut masing-masing mempunyai fungsi tersendiri yang mendukung sistem
Tata Naskah khususnya dalam pelaksanaan pengurusan surat, mulai dari penerimaan
sampai penyimpanan.
a. Map Takah
Dipakai untuk membersihkan dan memberkaskan suatu persoalan tertentu. Map takah
memiliki 2 (dua) penjepit, bagian kanan untuk menjepit takah, bagian kiri untuk
lembar catatan.
b. Buku Indeks Persoalan.
Buku klasifikasi surat yang disusun berdasarkan fungsi-fungsi organisasi.
c. Buku Takah
Tempat pencatatan penulisan dinas yang sedang diproses.
d. Lembar Catatan.
Sarana untuk mencatat disposisi, pengarahan pimpinan, tanggapan/saran dari staf,
pencatat penyelesaian suatu tulisan dinas.
e. Buku Harian Takah.
Digunakan untuk membuat catatan harian atas semua takah yang dibuka, diedarkan
dan dikendalikan oleh sekretaris/Tatausaha/Pembuka takah serta tanggal
pengembaliannya.
f. Kartu Pemeriksaan Peredaran Takah.
Digunakan untuk mencatat dan mengendalikan surat.
g. Buku Ekspedisi takah.
Sarana untuk mengirim takah
h. Buku Daftar Pembukaan takah
Digunakan untuk mencatat pembukaan setiap harinya.
i. Sampul Takah Rahasia
Digunakan untuk mengirim takah rahasia, dan sampul takah rahasia ini dimasukkan
lagi ke dalam satu map lainnya sehingga cirri-ciri rahasianya tidak terlihat lagi.
Pengurusan surat dengan sistem Tata Naskah memiliki kelebihan dan kelemahan.
Kelebihan sistem ini adalah informasi yang berkaitan menjadi satu, namun kelemahannya
terlalu banyak sarana yang digunalan untuk menunjang sistem ini.
Instansi yang menggunakan pengurusan surat dengan sistem ini, antara lain LAPN,
MABES, ABRI, Departemen Perhubungan.
Kartu Kendali
Pencatatan surat dengan kartu kendali digunakan pada Sistem Pola Baru Kaersipan atau
Sistem Kartu Kendali yang diperkenalkan Arsip Nasional RI. Kartu Kendali yang
digunalkan untuk mencatat surat-surat penting, dan jumlahnya rangkap 3 (tiga) dengan
warna yang berbeda :
a. Kartu Kendali I : Disimpan di bagian pencatatan surat dan berfungsi sebagai
pengganti buku agenda.
b. Kartu Kendali II : Disimpan di bagian ennataan dan berfungsi sebagai pengganti
buku ekspedisi.
c. Kartu Kendali III : Disimpan di unit pengolahan.
Catatan :
Sarana pencatatan lain yang digunakan dalam sistem Kartu Kendali adalah Lembar
Pengantar. Lembar Pengantar digunakan untuk mencatat surat biasa dan surat rahasia.
Jumlah Lembar pengantar yang digunakan dalam pencatatan surat adalah rangkap 2
(dua).
Sistem Kartu Kendali memiliki kelebihan dan kelemahan, antara lain :
Kelebihan :
- Kartu Kendali mudah ditata karena ukuran kecil.
- Surat tidak berdasarkan nomor agenda, melainkan berdasarkan Klasifikasi surat.
- Dapat digunakan sebagai sarana penelusuran surat.
Kelemahan :
- Kartu kendali berupa lembaran, sehingga mudah hilang
- Apabila petugas tidak memahami isi informasi surat, maka pemberian Klasifikasi
- surat menjadi tidak tepat.
Pengurusan surat dengan menggunakan Kartu Kendali disebut sistem Kartu Kendali atau
sistem Kearsipan Pola Bisa (SKPB). Sistem kartu Kendali dibuat oleh ANRI bekerjasama
dengan LAN pada tahun 1972 dan mulai dikenalkan ke lembaga-lembaga pemerintah
maupun swasta pada tahun 1976. sistem tersebut dimaksudkan untuk menggantikan
Sistem Agenda (sistem lama yang dianggap sudah tidak relevan dengan perkembangan
jaman)
Pengurusan Surat Dengan Kartu Kendali
Pengurusan surat dimaksudkan untuk mendapatkan kecepatan, ketepatan, dan keamanan
dalam penyampaian surat ke Unit-unit Pengolah. Semakin cepat surat sampai di Unit
Pengolah maka akan semakin cepat pula surat ditindaklanjuti/diselesaikan. Prosedur
pengurusan surat dimulai dari surat masuk di Unit Kearsipan sampai pada surat diproses
di Unit Pengolah.
Pengurusan Surat di Unit Kearsipan meliputi :
1. Penerimaan surat.
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap penerimaan surat antara lain :
- Menerima surat baik yang dikirim melalui post maupun kurir.
- Meneliti kebenaran alamat surat.
- Menyortir surat antara surat yang boleh dibuka dan surat tertutup/rahasia/pribadi
- Membuka amplop yang boleh dibuka dan meneliti kebenaran alamat dan
- kelengkapan surat
- e. Menyampaikan surat kepada pengarah
2. Pengarahan surat.
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengarahan surat antara lain :
- Menentukan antara surat penting, biasa dan surat rahasia
- Menentukan nama Unit Pengolah
- Menentukan kode klasifikasi dan indeks surat.
- Menyampaikan ke Pencatat
-
3. Pencatatan
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pencatatan surat antara lain :
Surat penting
a. Mencatat kode klasifikasi surat dalam Daftar pengendali untuk memperoleh
b. nomor urut
c. Mencatat informasi surat ke dalam kartu kendali rangkap empat
d. Menyampaikan surat beserta kartu kendali rangkap tiga kepada Pendistribusi
Surat biasa dan rahasia
a. Mencatat dalam lembar pengantar rangkap dua
b. Menyampikan kepada pendistribusi
4. Pendistribusian/pengiriman
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pendistribusian adalah menyampiakan surat
beserta sarana pengendalian ( kartu kendali /lembar pengantar ) sebagai bukti
pengiriman di Unit pengolah
5. Pengendalian/penyimpanan sarana pengendalian
Kegiatan yang dilaksanakan dalam tahap pengendalian adalah menyimpan sarana
pengendalian yaitu kartu kendali dan lembar pengantar.
Menyimpan kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi, kartu kendali ke
2 berdasarkan instansi dan tanggal surat, dan kartu kendali ke 3 berdasarkan kode
klasifikasi.
Menyimpan lembar pengantar ke 1 berdasarkan Unit Pengolah dan tanggal
pengiriman.
Pengurusan surat masuk di Unit Pengolah meliputi :
- Surat Penting.
Kegiatan yang dilaksanakan oleh Unit Pengolah terhadap surat masuk yang mengandung
informasi penting antara lain :
Menerima surat beserta kartu kendali dari Unit Kearsipan
a. Mencantumkan paraf tanda terima pada kartu kendali
a. Mencatat dalam lembar disposisi
b. Menyampaikan surat beserta lembar disposisi ke Pimpinan
c. Menyimpan kartu kendali lembar 1 berdasarkan kode klasifikasi
d. Menyampaikan surat ke Pelaksana sesuai disposisi Pimpinan
e. Menyimpan lembar disposisi ke 2 berdasarkan tanggal penyelesaian
f. Membantu memantau penyelesaian surat
g. Menyimpan surat.
- Surat biasa dan rahasia
Mencantumkan paraf pada lembar pengantar kesatu dan mengembalikan kepada Unit
Kearsipan
Mencatat dalam lembar disposisi rangkap 2 dan menyampaikan ke Pimpinan
Menyampaikan surat ke Pelaksana sesuai disposisi pimpinan
Menyimpan lembar pengantar ke dua secara kronologis.
Menyimpan surat
Pengurusan Surat Keluar.
Surat keluar dibedakan antara surat penting dan rahasia. Dalam pengurusan surat keluar
prosesnya dimulai dari Unit Pengolah yaitu sebagai berikut :
Surat penting
Pengurusan di Unit Pengolah meliputi :
- Unit pengolah membuat surat keluar sampai pada penandatanganan pejabat yang
berwenang.
- Surat disampaikan kepada Unit Kearsipan untuk dicatat dalam Kartu kendali.
- Menyimpan Kartu kendali lembar ketiga
- Menyimpan surat
Surat rahasia
- Surat keluar yang bersifat rahasia sepenuhnya menjadi kewenangan Unit Pengolah.
- Dalam hal ini Unit Pengolah memproses surat tersebut sampai pada penyampulan.
- Selanjutnya disampaikan ke Unit Kearsipan untuk dicatat dan dikirim sesuai alamat
- Menyimpan kartu kendali lembar ke 3
- Menyimpan surat rahasia
Pengurusan Surat Keluar di Unit Kearsipan
Surat Penting
- Mencatat dalam kartu kendali rangkap tiga
- Mengirim surat sesuai alamat
- Menyimpan kartu kendali lembar 1 dan 2
Surat rahasia
a. Memberi nomor surat sesuai pesanan
b. Mencatat surat dalam kartu kendali sesuai informasi yang ada pada sampul
c. Mengirim surat sesuai alamat
d. Menyimpan kartu kendali lembar 1 dan 2
Pola Klasifikasi
Penataan perkas berdasarkan masalah (subyek) surat, maka pola klsifikasi kearsipan
merupakan syarat mutlak. Klasifikasi kearsipan adalah penggolongan arsip atas dasar
perbedaan masalah yang terkandung dalam arsip dan atas dasar persamaan masalah yang
ada, sehingga maalah yang sama daplam arsip dapat berada dalam satu lokasi, secara
kronologis, logis, dan konsisiten
Tujuan dari klasifikasi kersipan adalah untuk menata arsip-arsip secara sistematis dan
efektif, sehingga arsip dengan mudah dapat diketemukan klemabli. Dengan demikian
akan menghemat waktu dan tenaga.
Pola klasifikasi kearipan berbeda dengan pola klasifikasi perpustakaan. Pola klasifikasi
perpustakaan lebih gampang karena sama diseluruh dunia yaitu pola DDC (dewey
Decimal Classification) yang diciptakan oleh Melvil Dewey tahun 1876. Sedngkan pola
kalsifikasi kearsipan dimana-mana tidak sama sebab pola klasifikasi kearsipan suatu
ionstansi tidak mungkin dapat digunakan oleh instansi lain karena kegiatan fasilitataip
suatu instansi dapat sama tetapi kegiatan subtantif tidak mungkin sama.
Pola kalsifkasi kearsipan disusu berdasarkan kegiatan fasilitatif (penunjang) dan
kegiatan suibstantif (tugas pokk) dan disususn secara berjenjang seperti :
KEPEGAWAIAN (Primer)
PENGADAAN (Skemder)
LAMARAN (Tertier)
UJIAN (Tertier)
PENGANGKATAN (Tertier)
Supaya pola klasifikasi tidak sulit dala m penggfnaannya, maka sebaiknya pembagian
kelompok jangan terlalu menjelimet sampai masalah yang terlalu kecil.
KODE KLASIFIKASI
Kode klasifikasi adalah tanda pengganti masalah seperti yang tercantuim dalam pola
kalsifikasi. Kode membedakan urusan satu dengan urusan lain dalam berbagai tingkatan
yang merupakan saran penuntun letak arsip pada tempast penyimpanan.
Kode klasifikasi kearspan terdiri dari beberapa macam antara lain :
1. Kode huruf seperti : A, B, C, dan sebagainya
2. Kode angka seperti : I, II, III, atau 1, 2, 3, 000, 1000, dan sebagainya
3. Kode huruf dan angka seperti : AI, KP.10, KU.00, dan sebaginya
Berdsarkan hasil lokakarya pola klasifikasi tahun 1977, ditetapkan kode klasifikasi
kearsipan yang paling baik adalah kode alpanumeric yaitu gabungan antara huruf dan
angka kaena mudah diketik, dan mudah diingat. Namun dalam pelaksanaanya dimasingmasing
lembaga berbeda-berbed sperti di ligkunan departemen dalam negeri mengunakan
kode angka seperti ; 000, 1000, 200, samapai 900 bukan alpanumeric seperti di ligkugan
