Mengatur Perjalanan Dinas Pimpinan

PRAKTIK MENGATUR PERJALANAN BISNIS PIMPINAN

Tujuan Umum : Para calon Sekretari memahami dan dapat menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan secara
profesional
Tujuan Khusus : Setelah mengkaji materi ini Kamu dapat : (1) menjelaskan informasi yang diperlukan sekretaris
dalam mempersiapkan perjalanan dinas; (2) membuat Itinerary; (3) mempersiapkan kelengkapan perjalanan; (4)
menjelaskan uang perjalanan, (5) mengurus pengangkutan; (6) mengurus penginapan; (9) membuat laporan biaya
perjalanan
A Pendahuluan

Sebagai seorang sekretaris pengetahuan dan ketrampilan yang perlu dimiliki salah satunya adalah pengaturan
perjalanan dinas atau perjalanan bisnis pimpinan. Dia harus mengetahui peraturan-peraturan dari segala jenis
transportasi, bagaimana prosedur nya, pelayanannya serta menghubungi agen per jalanan atau travel biro
dengan mudah.
Apabila di perusahaannya tidak ada bagian khusus yang menangani perjalanan dinas/bisnis pimpinan, maka
sekretaris yang mengatur tugas perjalanan dinas. Yang perlu diperhatikan oleh sekretaris adalah peraturan
perusahaan yaitu perlu mengetahui masing-masing hak pimpinan, apakah dapat menggunakan fasilitas kelas
utama (VIP), kelas ekonomi, atau menentukan sendiri ?. Selanjutnya setelah mendapat kepastian keberangkatan
pimpinan maka sekretaris perlu mengumpulkan informasi secara lengkap, seperti :
1. Apa tujuan utama kepergian pimpinan?
2. kapan berangkat, bagaimana jadwal yang pasti tentang keberangkatan dan kedatangan pada berbagai
persinggahan?
3. Cara perjalanan apa yang dipilihnya, kendaraan yang dipakai (kereta api, bis, kapal laut, pesawat, atau
mobil)?
4. Jenis pelayanan , apakah menggunakan kelas utama atau ekonomi?
5. Apakah dia punya pilihan tertentu jenis hotel yang dikehendaki?
Pengurusan tiket dapat dilakukan secara langsung maupun menggunakan travel biro.
Dalam perjalanan melalui udara perhatikan jadwal penerbangan (time schedule/ flight secedule) dan
pemesanan tiket (reservation) beberapa hari sebelum berangkat.
B. Daftar Perjalanan (Itinerary)
Daftar Perjalanan (Itinerary) adalah sebuah rencana tentang kegiatan yang dilakukan selama perjalanan.
Daftar perjalanan (Itinerary) mencakup : hari, tanggal, waktu keberangkatan, nama bandara udara, pelabuhan,
stasiun, nomor peasawat, kedatangan, dan nama hotel untuk setiap dikunjungi.
Janji temu berisi catatan tentang hari, tanggal, waktu, dengan siapa, dimana, dan tujuan pertemuan
diselenggarakan. Daftar perjalanan dan janji temu bisa dibuat secara terpadu dalam satu lembar kertas.
Sekretaris paling sedikit membuat empat rangkap daftar perjalanan : yang asli untuk pimpinan, tembusan untuk
wakil pimpinan, keluarga pimpinan dan sekretaris. Tembusan untuk sekretaris befungsi sebagai arsip, apabila ada
perubahan pada daftar tersebut sekretaris dapat segera memberitahukan hal ini kepada semua pemegang
tembusan.

B. Mempersiapkan Kelengkapan Perjalanan

Perlengkapan yang perlu dipersiapkan dan yang dilakukan sekretaris untuk perjalanan pimpinan adalah :
1. Surat Tugas atau Surat Perintah Jalan
Bagi pegawai atau pimpinan yang akan melakukan perjalanan dinas akan mndapat Surat Perintah
Perjalanan Dinas (SPPD) dari atasannya
2. Mengingatkan pimpinan membawa dokumen pribadi
3. Tiket perjalanan
4. Daftar alamat penginapan, hotel, biro perjalanan, travel bank, kantor/perusahan yang akan dihubungi
5. Peta untuk kota yang akan dikunjungi
6. Kuitansi, cek, buku tabungan, kartu kredit, prangko dan materai
7. Surat keterangan sehat dari dokter
8. Daftar perjalanan
9. Peta kota yang akan dikunjungi
10. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan izin untuk meninggalkan Negara ya dan untuk
bepergian ke negara tertentu. Paspor merupakan tanda izin bepergian dan melalui perbatasan negara
yang dilaluinya, tanda bukti diri di negara asing dan bukti perlindungan hukum.
Paspor diperoleh di kantor Imigrasi setempat, salah satu syarat yang harus dipenuhi oleh seseorang yang
hendak bepergian ke luar negeri adalah pengesahan dari pemerintah, melalui Departemen Kehakiman
yang berupa exit permit, yaitu surat ijin meninggalkan negara. Lengkapnya untuk memperoleh pasport
syaratnya :
• Pasphoto ukuran 4x6 sebanyak 5 buah
• Surat fiskal
• Surat izin profesi yaitu izin yeng diberikan perusahaan/kantor yang menugaskan dia, atau atas
izin istri/istri, atas izin dari anak-anak/orang tua.
Surat fiskal dibawa untuk mendapat fiskal dari luar negeri, besarnya tergantung keperluan.
Untuk mengurus paspor dikenakan biaya
• Biaya blangko dan buku paspor
• Biaya exit permit
• Biaya health certificate
Bagi warga negara Indonesia yang berketurunan asing yang memerlukan paspor ketentuannya :
• Memiliki kartu penduduk asli
• Surat warga negara asli
• Surat ganti nama kalau ada
• Akte kelahiran asli
• Pas photo 4x6, sebanyak 5 buah
• Surat fiskal.
Paspor dibedakan dua macam :
a. paspor yang dikeluarkan oleh kantor Imigrasi yang tujuannya bukan untuk kepentingan pemerintah
b. Paspor yang dikeluarkan oleh Depar temen Luar Negeri, terdiri : paspor dinas (untuk warga negara
yang tugas ke luar negari atas nama pemerintah), paspor diplomatik (untuk anggota corp diplomatik).
11. Visa
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara
tertentu dalam waktu tertentu. Visa ini dapat diperoleh pada konsulat atau keduataan negara yang bersangkutan.
Perwakilan atau kedutaan negara yang akan dikunjungi akan memberikan stempel dalam salah satu lembaran
paspor dari buku paspor. Hal ini menunjukkan bahwa si pemilik paspor telah dibenarkan untuk memasuki wilayah
 hak cipta pada http://guruvalah.20m.com
IImu Sekretari Oleh Azizah V.
3
negaranya, dalam waktu tertentu. Untuk kunjungan yang tidak melebihi dua minggu, visa tidak diperlukan bagi
warga negara Indonesia yang masuk ke negara-negara ASEAN.
Macam-macam visa :
a. Visa untuk wisatawan (visitor authorization)
b. Visa untuk para pelajar (student authorization)
c. Visa untuk pegawai (employment authorization)
12. Health Certificate
Health certificate adalah sertifikat kesehatan yang diberikan Departemen Kesehatan kepada warga
negara yang akan ke luar negeri. Kartu ini menerangkan bahwa si pemegang bebas dari penyakit
menular (cacar air, kolera, hepatitis dsb). Maka sebelum berangkat ke luar negeri penyakit harus
dibebaskan dengan cara diimunisasi maupun karantina. Jenis imunited penyakit menular mempunyai
jangka waktu tertentu, untuk cacar (smallpa) sertifikat berlaku sampai 3 tahun, pes 6 bulan, kolera 6
bulan, tipes 1 tahun, dan demam kuning 6 bulan. Hal ini merupakan keharusan untuk memasuki negara
manapun, karena sudah merupakan ketentuan dari Undang-Undang Kesehatan Internasional
(International Health Regulation) yang dikeluarkan oleh WHO.
13. Fiscal
Fiskal adalah pajak yang harus dikeluarkan oleh warga negara yang akan berangkat ke luar negeri,
dipenuhi di lapangan udara pada saat keberangkatan.
Agar segala persiapan perjalanan pimpinan dapat terkontrol maka sekretaris dapat membuat pengendalian
perjalanan untuk setiap kegiatan perjalanan.

D. Alat Pembayaran (Travel Funds)

Uang tunai digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tuani selama dalam perjalanan. Pada perjalanan
dinas ke luar negeri, sekretaris harus mengetahui mata uang negara yang dituju. Untuk menjaga keamanan
pimpinan dalam hal penyimpanan uang tuani dapat digunakan alat pembayaran (travel funds)
1. Traveler’s Check. Alat pembayaran yang dikeluarkan bank dalam jumlah nominal tertentu, yaitu $10.00,
$20.00, $50.00 dan $100.00. Setiap travelers cheks yang dikeluarkan oleh bank harus ditanda tangani oleh
pembeli.
2. Letter of Credit (L/C). Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang memerlukan dana yang
jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya, dan
dengan tandatangannya ia dapat menukar di bank yang ditunjuk. Setiap pengambilan di bank, bank akan
menunjukkan neraca dalam L/C.
3. Credit Card. Kartu yang dikeluarkan oleh bank, hotel, biro perjalanan, perusahaan penerbangan yang
memberikan hak kepada pembawa untuk memperoleh barang atau jasa dalam batas nilai tertentu, menurut
persyaratan yang ditetapkan.
4. Uang Tunai. Alat pembayaran ini digunakan apabila pimpinan menghendaki uang tunai selama dalam
perjalanan.
E. Mengurus pengangkutan
1. Perjalanan dengan mobil
a. Gunakan peta dan route yang mungkin dipergunakan
b. Carilah keterangan mengenai kondisi cuaca di daerah yang akan dilewati
c. Dapatkan konfirmasi mengenai pemesanan kamar hotel
d. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji
pertemuan, rapat yang harus diikuti dan sebagainya, serta nomor telpon
dan alamat perusahaan yang akan dikunjunginya
e. Cek kembali apa surat yang diperlukan pimpinan sudah
siap
f. Kumpulkan dan serahkan kepada pimpinan semua dokumen
dan perlengkapan yang diperlukan dalam perjalanan
2. Perjalanan Dengan Kereta Api
a. Dapatkan ketegasan dari stasiun kereta api tentang waktu
keberangkatan kereta dan waktu sampai ke tujuan. Dapatkan
keterangan tentang kereta api berikutnya yang mungkin
dipakai seandainya ada halangan sehingga ketinggalan
kereta api yang semestinya digunakan.
b. Dapatkan karcis untuk perjalanan KA, berikut tanda
pemesanan tempat duduk dan tempat tidur.
c. Kalau mungkin usahakan pimpinan ada yang menjemput setibanya sampai tujuan
d. Dapatkan informasi pemesanan kamar hotel
e. Siapkan rencana perjalanan termasuk keterangan mengenai hotel, janji temu, rapat yang harus diikuti,
serta nomor telpon dan alamat perusahan yang akan dikunjungi.
f. Cek dan perikasalah dokumen dan perlengakapan yang diperlukan pimpinan.
3. Perjalanan Laut
a. Periksalah apakah koper pimpinan anda masih berlaku, dan apakah semua visa yang diperlukan sudah
diperoleh.
b. Periksalah apakah surat ijin ekspor sudah diperoleh untuk contoh hasil produksi yang dibawanya. Juga
periksalah apakah peraturan tentang kesehatan dan asuransi dipenuhi.
c. Dapatkan tiket kapal
d. Periksalah apakah pimpinan sudah siap dengan dokumen yang dibutuhkan
e. Periksalah apakah label yang mestinya dipasang pada semua yang dibawanya, dan siapkan label untuk
perjalanan pulang
f. Dapatkan mata uang asing, tarvellers
g. Siapkan rencana perjalanan
4. Perjalanan Udara
a. Dapatkan tiket pesawat terbang. Pener bangan pada kelas ekonomi dan kelas utama. Biasanya
perusahaan telah menen tukan kelas apa yang cocok untuk pimpinan
b. Carilah keterangan dari pelabuhan udara mana dia akan diberangkatkan, serta dengan cara apa dia
harus pergi ke sana. Tanyakan pukul berapa pimpinan harus sudah sampai ke lapangan terbang, dan
tepatnya pukul berapa berangkat.
c. Dapatkan mata uang asing, tarvellers dan surat ijik bepergian
d. Periksalah apakah koper yang dibawanya sudah melebihi berat maksimum
e. Usahakan pimpinan dijemput dilapangan terbang tujuan
f. Siapkan rencana perjalanan

E. Mempersiapkan Penginapan

1. Pemesanan kamar. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui alat komunikasi seperti telepon atau
faksimili, dilakukan sehari sebelumnya atau memesan langsung apabila kamar yang diinginkan tersedia.
Untuk memudahkan informasi, baik untuk tamu maupun bagian pemesanan kamar, penulisan nama tamu
harus baik dan benar karena identitas tamu akan disusun pada rak informasi berdasarkan abjad yang
didahului dengan nama akhir (surname) setelah itu barulah nama depan (first name).
2. Check In. Check in dilakukan di bagian reservation, yakni jika pemesan telah mengetahui bahwa kamar
yang diinginkan tersedia. Pemesan dapat langsung, mengisi reservation card, kemudian pemesan akan
diberi keterangan mengenai fasilitas-fasilitas dan sarana dari hotel tersebut, antara lain jenis kamar, tarif,
dan kelengkapan fasilitas yang tersedia.
3. Cara pembayaran. Pembayaran dilakukan pada saat check in, berdasarkan jenis kamar yang dipilih dan
berapa lama waktu penginapan. Pembayaran ini hanya untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya
lainnya, seperti makan akan dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan). Ada pula hotel yang
memperhitungkan penginapan lengkap dengan makan dan fasilitas lainnya dimana pembayarannya
sekaligus pada saat akan check out.
4. Check Out. Check out pada umumnya dilakukan jam 12.00 hari terakhir dengan memberikan kunci
kamar dan pemeriksaan barang-barang yang di bawa. Pada pengurusan check out resepsionist akan
menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengtahui fasilitas apa saja yang digunakan
dan belum di bayar.
G. Laporan Biaya Perjalanan
Jika pimpinan telah selesai melakukan perjalanan dinas, masih ada satu tugas sekretaris yaitu membuat
laporan keuangan. Semua pengeluaran akan diinventarisir sekretaris untuk selanjutnya sebagai dasar penyusunan
laporan. Sekretaris juga harus memeriksa catatan dalam buku pengeluaran pada waktu pimpinan melakukan
perjalanan, dari data ini sekretaris akan mengetahui pengeluaran mana yang masih dapat memperoleh
pengembalian dari bagian keuangan.
Langkah-langkah menyusun laporan biaya perjalanan
1. Menginventarisr/mengumpulkan tanda bukti pengeluaran berupa kas bon, kuitanasi, nota.
2. Mengelompokkan tanda bukti pada pos-pos tertentu, misalkan biaya penginapan, biaya kegiatan,
transpor, dan entertainment. Biaya entertainment adalah biaya yang digunakan untuk menjamu relasi.
3. Tanda bukti pengeluaran dari luar, misal hotel dan restoran akan dibuatkan kas bon atau kuitansi dari
pihak perusahaan
4. Semua pengeluaran yang berhubungan dengan menjamu relasi setelah dibuatkan kas bon/kuitansi akan
dicatat lagi pada laporan entertainment.
5. Langkah yang terakhir adalah membuat laporan biaya perjalanan secara keseluruhan.